En una empresa pequeña o negocio es importante tener claro el flujo de trabajo y las funciones de las personas que trabajan en ella para certificar el buen funcionamiento de la actividad en universal.
Por eso, crear organigramas para pequeñas empresas es una tarea que se debe encarar a conciencia a la hora de detallar los puestos y responsabilidades.
- ¿Qué es un organigrama y para qué sirve?
- Qué tipos de organigramas existen
- Cómo elaborar el organigrama de una empresa pequeña
- Define la grado de los puestos
- Divide a los empleados por funciones o equipos
- Define la relación que tienen los puestos entre sí
- Asocia las tareas y responsabilidades a cada rama
- Comprueba que tu organigrama te será útil para tomar decisiones
- Actualízalo siempre que sea necesario
¿Qué es un organigrama y para qué sirve?
El organigrama de una empresa es un esquema que representa de forma gráfica y clara toda la estructura interna de una estructura.
De esta modo, de un simple vistazo puede comprenderse la estructura interna de la compañía, las jerarquías, las competencias y las relaciones que existen entre cada una de las partes que la componen.
Así se obtiene de forma rápida toda información esencial sobre su funcionamiento.
Qué tipos de organigramas existen
Hay diferentes tipos de organigramas. Existen los que son más adecuados para empresas pequeñas y otros que se estructuran de forma más universal o sirven para empresas grandes.
A la hora de designar es mejor optar por aquel organigrama que mejor refleje la estructura interna de la compañía.
Si admisiblemente, el organigrama jerárquico es el más utilizado, muchas empresas han migrado de estructuras tradicionales a otras que fomentan el trabajo en equipo, con departamentos interconectados al mismo nivel.
A continuación, repasamos los formatos de organigramas más importantes y utilizados por las organizaciones empresariales.
Organigrama jerárquico
El organigrama jerárquico es el tradicional. Su estructura es erecto y representa los cargos de forma descendente y en forma de pirámide.
Es afirmar, en la parte superior de la pirámide empresarial se sitúa la persona que ostenta el cargo de longevo grado y, desde ahí, se desarrollan las demás relaciones de dependencia.
Organigrama matricial
En los organigramas matriciales los trabajadores responden en presencia de varias personas.
Por lo universal, existe un responsable principal internamente del área y un responsable de proyectos para atender temas concretos.
Un organigrama matricial suele tener forma de rectángulo en su diseño visual, en oficio de la forma de triángulo o árbol de los organigramas jerárquicos.
Organigrama horizontal
El organigrama horizontal tiene como característica contar con pocos niveles jerárquicos o podría ser que hasta no tenga nadie.
Internamente de la empresa este esquema promueve que todos sus trabajadores trabajen de forma autónoma y siendo responsables de su trabajo. Este es el tipo de organigrama que más se utiliza en pequeñas empresas.
Organigrama circular
En el organigrama circular está formado por un círculo central que corresponde a la grado de más parada nivel.
Y aproximadamente de ese círculo, se suman otros círculos concéntricos que presentan al resto de responsables internamente del esquema patrón.
Organigrama mezclado
El organigrama mezclado se utiliza con frecuencia en grandes empresas. Esto se debe a que permite representar las áreas de la empresa y sus departamentos de una forma clara.
Visualmente se representan de hacia lo alto en dirección a debajo los líderes de equipo y las áreas que dependen de ellos, y en horizontal, con los departamentos internamente de cada dominio.
Cómo elaborar el organigrama de una empresa pequeña
Para poder designar el diseño del organigrama de una empresa pequeña hay que tener en cuenta algunas particularidades como, por ejemplo, cómo será la dependencia de mando, los áreas, puestos y formas en las que conectarán entre sí.
Lo ideal entonces es iniciar la elaboración desde la posición más suscripción y continuar en dirección a debajo, o admisiblemente de izquierda a derecha si se manejo de un organigrama horizontal, según convenga por el tipo de empresa y la cantidad de integrantes.
1. Define la grado de los puestos
Lo ideal para nacer es tener diseñada una relación de las áreas y los puestos que existen en la pequeña empresa.
De esta forma podrás ordenarlos por grado, comprobar cuáles están el mismo nivel y cuáles dependen o se subordinan a otros.
2. Divide a los empleados por funciones o equipos
Detallar un organigrama en función de las personas y los cargos que ocupan puede no ser la opción más recomendable. Y es que puede crear desajustes cuando una persona cambia de dominio, ascienda, u otro equipo absorba parte de sus responsabilidades.
Entonces, esos cambios desordenarán el organigrama original generando un descontrol interno que se debe evitar.
Lo aconsejable entonces es detallar el organigrama en función de las funciones a realizar, sin importar cuántas personas se encarguen de ellas en ese momento.
3. Define la relación que tienen los puestos entre sí
Asimismo hay que conseguir trazar las conexiones que existen entre puestos, responsabilidades y líderes de equipos internamente del organigrama.
Es afirmar, pensar con exactitud qué puesto va a escasear de otro y en qué puntos se enlazan los procesos o desarrollos.
Para dar un ejemplo, se puede afirmar que el dominio de ventas asiduamente está relacionada con la de distribución. Si una empresa se dedica a la saldo de materiales para obras, cada vez que se recibe un pedido, el área de ventas y el de producción deberán coordinarse para que llegue al cliente. Ese esquema se deberá reflectar en el organigrama.
4. Asocia las tareas y responsabilidades a cada rama
Cada rama debe tener definidas sus responsabilidades, tareas delegadas y el significación universal internamente del organigrama.
De esta forma se podrán detectar las posibles redundancias de trabajo o solapamiento de responsabilidades entre sectores.
Es esencia para que los directivos puedan identificar, con presteza, las funciones de cada dominio de trabajo y así incluso detectar los problemas y crear las soluciones más adecuadas.
5. Comprueba que tu organigrama te será útil para tomar decisiones
El organigrama debe ser sencillo y entendible. De hecho, se pueden utilizar colores, formas geométricas y flechas en el esquema representación para que el organigrama sea siempre simple y claro de comprender.
En una empresa pequeña, incluso, se le podría preguntar a los empleados si lo comprenden y si creen que podría mejorar de alguna forma.
6. Actualízalo siempre que sea necesario
Por extremo, igualmente es importante permanecer el organigrama actualizado a medida que la empresa contrate a nuevos trabajadores a medida que más personas se incorporen a la empresa o la dejen.
De la misma forma, se debe permanecer actualizado el organigrama ya que los miembros del personal pueden cambiar de posición internamente de la compañía.
Cada movimiento de este tipo debe encontrarse actualizado en el organigrama para reflectar el movimiento pegado o progreso.
Víctor Impetuoso
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